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Gestión Documental en la Nube
Digital Cloud es un servicio que consiste en implementar nuestra solución de Gestión Documental como servicio (SaaS), tiene las siguientes características:
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Acceso remoto
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Escalabilidad
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Mantenimiento y actualizaciones automáticas
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Seguridad y resguardo de datos
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Colaboración y compartición de información
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Costos flexibles
En resumen, las características de DigiatlCloud incluyen el acceso remoto, la escalabilidad, el mantenimiento y actualizaciones automáticas, la seguridad de datos, la colaboración, y los costos flexibles. Estas características hacen que los sistemas en la nube sean una opción popular para las empresas que buscan flexibilidad, eficiencia y seguridad en la gestión de sus datos y procesos.
La implementación de un sistema de gestión documental comienza con un análisis inicial exhaustivo de las necesidades y requisitos de la organización. Esto implica evaluar los procesos existentes, identificar las áreas de mejora y determinar los objetivos específicos que se desean alcanzar con la implementación del sistema.
A continuación, se procede a la creación de un catálogo documental bien definido. Esto implica identificar y clasificar los diferentes tipos de documentos que se manejan en la organización, estableciendo una estructura lógica y jerárquica para su organización. El catálogo documental sirve como referencia centralizada para la gestión y localización de los documentos.
Una vez creado el catálogo documental, se procede a la digitalización de la información existente. Esto implica convertir los documentos físicos en formatos digitales, ya sea mediante el escaneo o la captura de datos. La digitalización permite un acceso más rápido y sencillo a los documentos, eliminando la dependencia del papel y facilitando su almacenamiento y búsqueda.
Después de la digitalización, se realiza la indexación y etiquetado de los documentos. Esto implica asignar metadatos y palabras clave a cada documento, lo que facilita su búsqueda y recuperación en el sistema de gestión documental. La indexación adecuada asegura que los documentos sean fácilmente localizables y que la información relevante pueda ser encontrada rápidamente.
Una vez que los documentos están digitalizados y debidamente indexados, se procede a la carga y organización de los mismos en el sistema de gestión documental. Esto implica establecer una estructura de carpetas y directorios que refleje la jerarquía del catálogo documental, y cargar los documentos en las ubicaciones correspondientes.
Finalmente, se establecen los permisos y controles de acceso para garantizar la seguridad y confidencialidad de los documentos. Se definen los roles y niveles de autorización, lo que permite controlar quién puede acceder, modificar o eliminar los documentos en el sistema.
En resumen, el proceso de implementación de un sistema de gestión documental comienza con un análisis inicial y la creación de un catálogo documental bien definido. A continuación, se realiza la digitalización, indexación, carga y organización de los documentos en el sistema, seguido por la implementación de permisos y controles de acceso. Este proceso asegura una gestión eficiente y segura de la información en formato digital.