DigitalCloud Características

Una plataforma de gestión documental en la nube es un sistema que permite almacenar, organizar, compartir, buscar, archivar y gobernar documentos digitales (contratos, facturas, expedientes, imágenes, etc.) desde un entorno online, con accesibilidad remota, automatización de flujos, control de versiones y funciones de auditoría. Por ejemplo: Usuarios pueden subir documentos al repositorio, asignarles metadatos (cliente, fecha, tipo de documento). Se controla quién puede ver o

SE LLEVA A CABO LA CONFIGURACION TANTO DEL “EXPEDIENTE” COMO DEL “DOCUMENTO” Para la configuración de la METADATA de los Documentos y Expedientes Electrónicos se debe CREAR la ESTRUCTURA DOCUMENTAL

Expediente y Documento Electrónicos “Expediente electrónico”  es un conjunto de documentos digitales que forman parte de un procedimiento administrativo, permitiendo su gestión y acceso de manera eficiente. “Documento electrónico”  es un conjunto de información en formato digital, estructurado y codificado de manera que pueda ser identificado, procesado y gestionado electrónicamente, garantizando su autenticidad, integridad y accesibilidad.

PLANIFICACIÓN Definir los objetivos, el alcance y los recursos necesarios para el proyecto. ANÁLISIS DE REQUISITOS Recopilar y documentar las necesidades específicas de la organización para el sistema de gestión documental. SELECCIÓN DE LA SOLUCIÓN Evaluar y seleccionar el software o plataforma que mejor se adapte a los requisitos definidos. DISEÑO Y CONFIGURACIÓN Diseñar la estructura de almacenamiento y configurar las características del sistema, como permisos y flujo de tr

Etapas de la Implementación 1.Planificación 2.Análisis de Requisitos 3.Selección de La Solución 4.Diseño y Configuración 5.Desarrollo, Integración y Pruebas 6.Capacitación y Entrenamiento 7.Implementación Puesta en Marcha y Migración 8.Pruebas y Ajustes 9.Monitoreo y Mejora Continua

Acceso instantáneo. •Acceder a los recursos cuando y donde quieras. •Más flexible y asequible que la infraestructura de TI heredada. •Asequible para organizaciones e individuos con presupuestos reducidos. •Crecimiento Ilimitado en espacio y volumen de documentos.

LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO PERMITEN •Realizar  actividades del personal de una manera ordenada, eficaz y responsable. •Prestar servicios de un modo coherente y equitativo. •Respaldar y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones a un nivel directivo. •Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestión y a la administración. •Facilitar la ejecución eficaz de actividades en la organización. •Garantizar la continuidad en caso de catástrofe. •Cumplir

INTEGRACIÓN URLS LISTOS PARA USAR Permite crear un criterio de búsqueda para identificar un conjunto de documentos que comparten características específicas. Los URLS se pueden crear dentro de otras aplicaciones (ERP, CRM, etc.). CONECTORES VIA API Existe un conjunto de API que permite integrarse con otras herramientas y aplicaciones, facilitando conexiones que requieren desarrollo informático.

RECUPERACIÓN Y CONSULTA BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Encuentra un documento como encontrarías una página web. CONSULTAS DEFINIDAS POR EL USUARIO Crea informes que muestren las columnas necesarias tras configurar los parámetros adecuados y que, además, puedas exportar a Excel. BÚSQUEDA EN CONTENIDO También conocido como FTS (Full Text Search). Abre los documentos, los lee e indexa sus palabras. Como consecuencia, permite hacer búsquedas en su contenido.

AUTOMATIZACIÓN EXTRACCIÓN DE DATOS Y CLASIFICACIÓN CON “OCR” Permite que el SGD extraiga metadatos de la imagen de un documento, ya sea escaneado o de origen digital (PDF), y que sea capaz de detectar su categoría. CREACIÓN AUTOMATICA DE DOCUMENTOS Crear un documento nuevo en base a una plantilla y sus metadatos.

TRABAJO EN EQUIPO COLABORACIÓN Crea comentarios, recordatorios y tareas para tu equipo. BASE DE CONOCIMIENTO Es un repositorio central para guardar información, guías y documentos importantes ayuda a los equipos a encontrar respuestas rápidamente. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Los archivos se pueden etiquetar, organizar y buscar fácilmente, evitando la duplicación de contenido y manteniendo la información al alcance.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN SEGURIDAD Y PERMISOS Configurar qué puede hacer cada usuario con cada tipo de documento y en qué carpetas. TRAZABILIDAD / AUDITORÍA Consultar el histórico de acciones sobre cualquier documento, permitiendo así, saber quién y cuándo hizo qué. INTERCAMBIO SEGURO DE ARCHIVOS Una forma de que clientes y colaboradores puedan descargar y subir sus documentos de forma segura, mejor que por email.

CLASIFICACIÓN ORGANIZACIÓN POR CARPETAS El punto de partida que todos conocemos. CATEGORÍAS DOCUMENTALES Clasifica la documentación según su tipo, además de la carpeta donde se encuentra. TAXONOMÍA Y METADATOS Una ficha de información que acompaña al documento. Los metadatos nos permiten identificar al documentos por diferentes criterios.

•NO SOLAMENTE almacena archivos EN CARPETAS COMPARTIDAS. • •El SGD gestiona los documentos dentro del contexto de su proceso, y tiene INFORMACIÓN ADICIONAL sobre este (METADATA).

•Es un “conjunto de herramientas y procesos”  que permiten la CAPTURA, ALMACENAMIENTO, ORGANIZACIÓN y BÚSQUEDA de los documentos necesarios para la actividad de una empresa. • •Los  DOCUMENTOS  pueden ser de diferentes TIPOS, como contratos, facturas, informes o un conjunto de los mismos denominados EXPEDIENTES.