Plataforma – Seguridades – Cloud Computing

Una plataforma de gestión documental en la nube es un sistema que permite almacenar, organizar, compartir, buscar, archivar y gobernar documentos digitales (contratos, facturas, expedientes, imágenes, etc.) desde un entorno online, con accesibilidad remota, automatización de flujos, control de versiones y funciones de auditoría. Por ejemplo:

• Usuarios pueden subir documentos al repositorio, asignarles metadatos (cliente, fecha, tipo de documento).

• Se controla quién puede ver o editar cada documento, cuándo, desde dónde.

• Se mantienen versiones previas, historiales de cambios, registros de quién hizo qué acción.

• Soporta colaboración remota, integración con otras aplicaciones (ERP, CRM, firma electrónica) y retención automatizada.

🔐 Estándares de seguridad que debería cumplir

Aquí están los principales estándares y controles que esa plataforma debería ofrecer o cumplir:

1. Gestión de acceso y autenticación

• Control de acceso granular: roles, permisos por usuario/grupo, acceso basado en funciones (RBAC).

• Integración con sistemas de identidad corporativa (LDAP) para que la plataforma use tu directorio de usuarios.

2. Cifrado de datos

• Cifrado en tránsito (TLS) para comunicaciones entre usuario → plataforma.

• Cifrado en reposo (datos almacenados).

• Gestión de claves de cifrado, idealmente con separación de funciones, rotación de claves, auditoría de uso.

3. Registro, auditoría y trazabilidad

• Historial completo de todas las acciones: quién accedió, modificó, borró o compartió un documento, cuándo y desde dónde.

• Integración con SIEM para detectar accesos anómalos o comportamiento sospechoso.

• Políticas de retención y borrado automático conforme a regulaciones.

4. Cumplimiento normativo y estándares

• Estándares de la nube como ISO/IEC 27018 (protección de PII en servicios de nube pública) pueden ser relevantes.

5. Disponibilidad, continuidad de negocio y recuperación ante desastres

• Backups regulares, redundancia geográfica. (Con AWS)

• Planes de recuperación ante incidentes, pruebas periódicas.

• Escalabilidad, alta disponibilidad (HA) para minimizar interrupciones.

6. Seguridad operativa y gestión de riesgos

• Políticas de seguridad, gestión de incidentes, análisis de riesgo periódico.

• Formación de usuarios, pruebas de penetración, actualizaciones regulares del sistema.

• Controles de dispositivo (por ejemplo acceso desde móviles, gestión de dispositivos) si se accede remotamente.

7. Seguridad en el ciclo de vida del documento

• Clasificación del documento (según sensibilidad) y tratamiento adecuado (permiso, cifrado, retención).

• Versionado, bloques de edición no autorizada, bloqueo de documentos para garantizar integridad.